Privacybeleid

HS Property Management B.V. hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. HS Property Management B.V. houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy policy;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als HS Property Management B.V. zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via de mail administratie@hspropertymanagement.nl

Verwerking Persoonsgegevens

HS Property Management B.V. verwerkt persoonsgegevens. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die informatie kunnen verschaffen over een identificeerbare natuurlijke persoon.

HS Property Management B.V. gebruikt uw naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres om contact met u te kunnen opnemen als we een vraag of melding hebben die relevant is bij de uitvoering van een overeenkomst. Wij verwerken persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld persoonsgegevens van:

• Klanten en hun vertegenwoordigers.
• Mensen die interesse tonen in onze dienstverlening.
• Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad.

Om inzichtelijk te maken waarvoor HS Property Management B.V. persoonsgegevens verwerkt is onderstaand per subcategorie een beschrijving gegeven van de diensten:

• Aangaan van een relatie: Als u van onze dienstverlening gebruik wenst te maken, hebben wij uw persoonsgegevens nodig. Zo moeten wij bijvoorbeeld een onderzoek doen om te beoordelen of u aan de gestelde eisen voldoet die onze opdrachtgevers met ons hebben afgestemd, voor bijvoorbeeld het kunnen huren van een woning of bedrijfspand. Hiervoor kunnen wij ook gegevens ontvangen van derden, zoals van makelaars. Ook mogen wij van u een kopie ID opvragen, waarbij u het BSN-nummer en uw pasfoto afschermt.
• Commerciële doeleinden: Wij kunnen uw persoonsgegevens gebruiken voor commerciële doeleinden, bijvoorbeeld om u nader te informeren over onze dienstverlening. U zal in dat geval slechts worden geïnformeerd op het door u geregistreerde e-mailadres. Indien u geen informatie over relevante producten of diensten wenst te ontvangen, dan kunt u dit eenvoudig aangeven door op ‘uitschrijven’ te klikken in de ontvangen e-mail. Uw gegevens worden niet verkocht of gedeeld met derden voor commerciële doeleinden, tenzij u hiervoor uitdrukkelijk toestemming geeft.
• Onderhouden relatie en uitvoeren opdrachten: Als u klant bij ons bent, willen wij u goed van dienst zijn. Hiervoor verwerken wij persoonsgegevens. Wij gebruiken uw naam, adresgegevens, telefoonnummer en emailadres bijvoorbeeld om contact met u te onderhouden. Wij kunnen uw naam dan ook aan anderen doorgeven. Bijvoorbeeld in het kader van het uitvoering geven aan een vastgoedmanagementovereenkomst. Wij geven bijvoorbeeld uw persoonsgegevens door aan een opdrachtnemer, zoals een schilder, installateur of aannemer bij een reparatieverzoek, of aan een deurwaarder c.q. incassobureau bij een huurachterstand.

Verwerken wij ook bijzondere persoonsgegeven

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens. Bijvoorbeeld gegevens over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met uw toestemming of als u ons dat vraagt. Vraagt u ons om bijzondere persoonsgegevens over u vast te leggen of maakt u deze gegevens zelf openbaar? Dan verwerken wij deze gegevens alleen als dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening.

Grondslag verwerking persoonsgegevens

HS Property Management B.V. moet het gebruik van uw persoonsgegevens kunnen baseren op een van de grondslagen uit de AVG. Op grond van dit artikel is het onder meer toegestaan deze gegevens te verwerken indien dat noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen die geldt voor de verantwoordelijke.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij o.a. gebruik van een derde partij voor:

• Het verzorgen van de internet en Cloud omgeving;
• Het verzorgen van de software om digitale nieuwsbrieven te kunnen versturen;
• Het verzorgen van de vastgoedsoftware;
• Het verwerken van de salarisadministratie voor eigen personeel;
• Het verwerken van de verzekering van de organisatie.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen om te verwerken, waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

HS Property Management B.V. bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens HS Property Management B.V. van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
• Wij hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• Wij pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• Wij testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Datalekken

Van een datalek is sprake wanneer persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben. Als er sprake is van een datalek, zal HS Property Management B.V. zo spoedig mogelijk de juiste maatregelen nemen (waaronder, indien nodig, melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkene).

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. HS Property Management B.V. zal uw verzoek binnen zes weken behandelen. Een verzoek kan schriftelijk worden ingediend en worden verstuurd naar onderstaand correspondentieadres.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit uiteraard erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Toepasselijk recht

Op eventuele geschillen die voortvloeien uit deze Privacy policy is het Nederlands recht van toepassing.

Vragen

Als u naar aanleiding van onze Privacy policy nog vragen of opmerkingen heeft kunt u altijd contact opnemen. Contactgegevens HS Property Management B.V. Prins Hendrikkade 48 A 1012 Amsterdam.